单证在外贸活动中居于中心地位。初学者借助对单证的掌握，能够很明确地梳理出整个外贸流程的各个环节。

国际贸易操作里，文件的形成与签发方一般涉及卖方，发货国的检验单位，运输服务商以及买方，通常要求使用英文或中英双语形式，常见的贸易文件包括：

1、合同()

这是通用文件，交易双方都能开具。如果是卖方拟定，可以称作销售证明，买方开具则可叫作购买证明。除了包含买卖双方地址，签约时间地点，交易物品名称，付款方式，违约责任等与国内销售合同一致的要素外，还可以根据不同产品特性增加补充条款。另外，标准化的商业合作协议，通常包含更具体的条款，例如跟单信用证的开具规范，以及针对各类意外事件的说明等补充细节。

某些物资在搬运和存放期间容易出现数量不足的情况，比如矿石、谷物以及农业副产物等，相关协议通常还会包含一项"增减量"的约定，意思是允许在约定的总量和总额附近有一定范围的出入，最终以实际交付的量来计算费用，举例来说"5%上下"，表示可以多送或少送百分之五的量

合同在理论上应当具备两份正本，各自由签约方持有并签字盖章，以此作为凭证，但在实际国际贸易操作中，这种严格的要求并不常被遵守，通常一份传真文件便足够记录备案，起到备忘作用，更重要的还是依赖商业信誉，以及预付款、信用证等实质性的控制措施，这使得合同本身的重要性相对降低了。正是因为这个原因，部分国家的客户会专门拟定固定格式的合同，里面包含"信用证发出时方才生效"之类的规定，以此降低契约的强制效力，将其广泛作为价格询问的媒介。遇到这类合同，无需认真对待，应预留充足时间，待收到信用证后再做处理也不为晚。

2、发票()

或者称作商业单据。国际贸易中的"单据"内涵与中国本土的财务凭证截然不同。此类单据由出口方自行编制，用以标明货物信息，包括名称，计量单位，单价，总金额等，以及货物相关的其他事项。单据的样式没有固定要求，但必须涵盖上述要点，并由相关人员完整签名。

单据上需要写明一个自定的编号，以及开具日期，根据需求可以打印成若干份，包含若干份原件和复印件，每份复印件上都要标注""，"COPY"字样。

票据的末尾部分一般带有E。&O。E。标记，表示"如有差错可予更正"，就是说这份票据如果存在错误或遗漏，可以予以修正。

3、形式发票( )

这种单据的格式跟商业发票差不多，基本上拿商业发票改个标题就能用，就是" "这个标题。这种形式发票的作用，首先有点像单独的协议，主要用来报价格和敲定买卖。有些国家的客户，他们更愿意拿"确认形式发票"当作合同来用。所以除了商业发票有的那些信息，还能在空白地方加注一些条款，比如装货时间之类的，这样更能把交易细节说清楚。对于必须获得进口许可或使用外汇配额的交易，客户需要提交形式发票进行初步申请，这个步骤是必要的。

通过国际快递发送物品时，必须随附形式发票，此单据是快递企业办理报关的依据。

4、装箱单( LIST)

对外贸易单据相仿，功能相同，主要目的在于介绍商品的装载情形，例如物品种类，多少件，如何打包，整体重量，所占空间。根据商品种类的不同，有时也必须补充其他信息，比如纯重等。

这种单据的格式类似发票，不过里面不标明物品的价格，一般也要准备一些原本和副本。